记笔记并不是学生的专属任务。在职场中，高效进行会议记录是一项重要的项目管理技能。通过清晰的会议记录，不仅可以高效推动项目的进展，也能让多方利益相关者（即使是未能参加会议的人员）迅速了解重要的讨论和决策。

现代职场人少不了每天面对各种各样的会议。作为项目的重要组成部分，会议是决策和团队沟通的关键。然而，如果没能明确记录责任，许多回忆中迸发的想法和任务可能会被忽略和遗忘。今天我们就来展开聊聊会议记录的关键和技巧。

会议记录 (Meeting Notes) VS 会议纪要 (Meeting Minutes) 会议记录是在会议过程中记录下的关键信息，有助于记住会议的重要细节和需要完成的行动项。会议记录没有固定的结构或格式，记录方式因人而异。

会议纪要是一种正式的记录格式，常用于审计或法律程序。会议纪要的内容包括：会议的日期和时间、参与者名单、讨论的议题、做出的重要决策以及下次会议的时间和行动项。会议纪要源于拉丁语“minuta scriptura”，意为「小笔记」。

会议形式与正式程度：

会议记录通常是非正式的，灵活、自由，记录关键信息和讨论要点，帮助团队成员后续执行任务。会议纪要则较为正式，需有标准化格式，适用于重要会议，如董事会或法律事务。用途与目标：

会议记录侧重于为团队提供讨论的参考，帮助记忆和执行后续行动。会议纪要用于为所有与会者和相关方提供全面的会议档案，以备未来查阅或审计。详细程度：

会议记录只记录讨论要点和行动项，内容简洁，可以以多种形式组织，如要点或总结。会议纪要则包含具体的日期、时间、参与者、决策等细节，作为正式记录保存。法律效力：

会议记录则不具备此种正式效力。会议纪要通常有法律效力，可用于审计或法律程序。分发方式：

会议记录可能会私下保留或有选择地共享。会议纪要通常会发送给所有与会者和相关方。审批方式：

会议纪要通常在下次会议上审阅和批准。会议记录通常不需要正式批准。完善后的会议笔记模板应该包括以下关键元素，以确保笔记高效且可操作：

会议基本信息在模板的开头记录会议的基本信息，包括会议日期、时间、地点、主持人和与会者名单。这些信息有助于在未来参考时提供上下文。

议程项目和讨论要点（必备）从列出会议议程开始，确保涵盖所有讨论主题。每个议题下记录主要的讨论点，突出关键信息和所做出的决策。这样不仅可以为笔记结构提供框架，还能确保不遗漏任何重要内容。

行动项和下一步（必备）明确记录每个行动项，包括任务描述、负责人及截止日期。这样能够确保每个人都清楚自己的职责和下一步措施。也可以使用 Notion 等项目管理工具来分配和追踪这些行动项，可以提高执行效率。

决策和关键结论（必备）记录会议中产生的创意、关键决策和重要的结论，这些内容为未来的讨论提供参考，有助于让利益相关者保持信息同步。特别强调会议中的突破性想法或关键时刻，帮助团队在未来回顾时清晰了解重要节点。

会议总结与下次会议安排（必备）简要总结会议的成果。如果是例会，还应当记录下次会议的时间及议题。这有助于保持会议之间的连续性，使团队成员清楚下一步的计划。

创意条目、备注和补充信息如果有需要特别记录的额外信息，如个人观察或对某一讨论点的进一步思考，可以添加在备注部分，以确保所有重要信息得到有效保存。

如何做好会议笔记高质量的会议笔记是团队协作和项目管理的重要工具，不仅应当记录重要决策和行动项目，还能：

为未出席者提供会议内容概要明确任务分配和截止日期追踪项目进展和决策过程减少误解和信息遗漏提高团队效率和问责制1. 会前准备充分的准备能让我们在会议中更专注于重要信息的记录。

仔细阅读会议议程，了解讨论主题和预期目标查看相关背景资料，如上次会议的纪要或相关报告准备好记录工具，可以是笔记本、电子笔记软件或平板电脑（务必静音）如使用电子设备，确保电量充足并测试任何将要使用的软件提前5-10分钟到达会议地点或登录线上会议，确保一切就绪2. 会中记录有效的记录需要在倾听和记录之间找到平衡。

记录会议的基本信息：日期、时间、地点、参会人员专注于捕捉关键信息、决策和行动项目，而非逐字记录使用缩写、符号或图表来提高记录速度特别注意标记重要决策、任务分配和截止日期记录提出重要观点或异议的人员姓名，以便后续跟进如有不清楚的地方，及时请求澄清或重复3. 整理和格式化会后立即整理笔记可以确保信息的准确性和完整性。

趁记忆新鲜时回顾并完善笔记使用清晰的结构和格式，如标题、子标题、项目符号突出显示关键决策、行动项目和截止日期确保每个行动项目都有明确的负责人和完成时间添加任何会议中可能遗漏的重要上下文或背景信息检查拼写、语法和表述的准确性4. 审核和分发及时分享经过整理的会议笔记对于确保团队一致性至关重要。

与会议主持人或关键参与者确认笔记的准确性通过约定的渠道（如邮件、团队协作工具）分享笔记设置适当的访问权限，确保敏感信息的安全鼓励参会者提供反馈或补充遗漏的信息在团队的知识库或项目管理工具中存档笔记，方便日后查阅跟进重要的行动项目，确保任务得到执行实用技巧使用分屏功能，可以同时阅读文件和记录笔记选择适合的记录方法根据会议性质和个人偏好选择合适的记录方法：

康奈尔笔记法：将页面分为两列，左侧记录关键词，右侧记录详细内容。会后在底部总结。适合需要同时记录和思考的复杂会议。大纲法：按层级结构记录信息，使用缩进表示从属关系。适合：有清晰议程的结构化会议。四象限法：将页面分为四个区域：一般笔记、个人任务、他人任务、问题/跟进事项。适合需要明确分工的项目会议。思维导图法：以中心主题为核心，放射状展开各个分支。适合头脑风暴或创意讨论会议。2. 用电子笔记软件代替笔记本电脑

虽然笔电方便，但开启了飞行模式后的电子笔记软件有其独特优势：

在某些正式场合，笔电敲击键盘发出的噪声可能会干扰到他人减少分心，避免查看邮件或其他通知的诱惑增强记忆，手写能够加深对信息的印象灵活性高，可以随意绘制图表或添加标记不受电池限制，无需担心设备没电3. 避免逐字记录

逐字记录不仅耗时，还可能导致遗漏重要信息：

专注于记录关键点、决策和行动项目使用自己的话概括讨论内容利用缩写和符号提高记录速度，如"w/"表示"with"，"&"代替"and"创建个人速记系统，如"dev"表示"development"，"mkt"表示"marketing"事后及时整理笔记，确保信息完整准确4. 使用模板

预设的模板可以提高记录效率和一致性：

创建包含基本信息（日期、参会者等）的标准模板根据不同类型的会议（如项目进度会、战略规划会）设计专门模板在模板中预留空间记录行动项目和后续步骤定期 review 和更新模板，确保其始终满足团队需求考虑使用数字模板，便于在不同设备间同步和共享5. 指定专人记录

在重要会议中，指定专门的记录员可以提高记录质量：

轮流担任记录员，让每个人都有机会全身心参与讨论提前通知被指定的记录员，使其有充分准备记录员应与会议主持人密切配合，确保捕捉所有重点会后给予记录员时间整理笔记，必要时与其他参会者确认细节对于特别重要的会议，可以安排两人共同记录，以确保信息的完整性6. 考虑使用录音和转写软件

对于复杂或长时间的会议，技术辅助可能会很有帮助：

使用录音设备或 Goodnotes 录音功能记录会议过程利用 AI 转写工具将音频转换为文字在使用录音前，确保获得所有参会者的同意将录音作为补充，而非完全依赖它使用转写后的文字作为基础，整理出重点摘要7. 突出重要联系人

清晰标记谁说了什么可以便于后续跟进：

在记录重要观点时，标注发言人的姓名特别注意记录任务分配时的责任人记录下持不同意见的人，以便后续协调如果某人提出需要进一步探讨的问题，标记出来以便后续跟进在分享笔记时，考虑是否需要匿名化处理某些敏感评论8. 共享屏幕

在远程会议中，实时共享笔记可以提高参与度：

使用协作工具如石墨文档或Microsoft OneNote实时记录和共享邀请参会者在会议过程中补充或修正信息利用这种方法确保所有人对关键决策和行动项目达成一致注意平衡记录和参与讨论，必要时可以请他人暂时接手记录会后整理共享文档，确保信息的条理性和可读性9. 及时分享笔记

快速分享会议笔记可以保持团队的同步和行动力：

争取在会议结束后24小时内分享笔记使用统一的渠道分发笔记，如团队的协作平台或项目管理工具在分享时，突出显示需要立即行动的项目鼓励参会者反馈和补充，以确保信息的完整性定期回顾过往的会议笔记，跟进长期项目的进展掌握制作高质量会议笔记的技巧需要时间和练习。通过采用这些方法和持续改进，可以显著提高会议的效率和后续行动的执行力。好的会议笔记不仅仅是为了记录，更是推动项目前进的重要工具。

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参考文章：

https://asana.com/resources/meeting-notes-tips

https://www.teamwork.com/blog/how-to-take-meeting-notes/

https://uk.indeed.com/career-advice/career-development/note-taking-tips

https://slack.com/intl/en-gb/blog/productivity/how-to-take-effective-meeting-notes

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